privacy (concept)

Er is een nieuwe wet die ons verplicht duidelijk te maken welke informatie we van je hebben en wat we daarmee doen.

Dat is heel redelijk maar soms toch nog best ingewikkeld.

Van simpel naar ingewikkeld

De administratie

Als je een dienst bij ons afneemt of levert moeten we van de belastingdienst het volgende registreren

(bedrijfs)naam

adres postcode woonplaats

de geleverde dienst of goederen

Bij bedrijven buiten Nederland maar binnen de EU moeten we ook het b.t.w. nummer opslaan.

het bedrag dat we in rekening brengen zowel netto als bruto

Dit stukje is verplicht en daar kunnen we ook op verzoek niet van afwijken. Alleen onjuistheden kunnen we aanpassen.

Wij slaan het ibannummer op zodat we makkelijk kunnen zien welke betalingen van dat rekening nummer komen en dus horen bij de verstuurde rekening.

Omdat we rekeningen niet meer per post versturen hebben we ook het email adres waar we de rekening naar sturen opgeslagen.

Niet noodzakelijk maar soms wel handig zijn contactpersoon en telefoonnummer.

Deze informatie is voor alle maten toegankelijk en voor onze boekhouder. Als de belastingdienst er om vraagt zullen we het ook aan de belastinginspecteur laten zien.

Wat ingewikkelder de domeinregistratie klanten.

Verschillende domeinnamen vragen om verschillende gegevens wij vullen in wat er gevraagd wordt en gaan blind akkoord met de voorwaarden.

Voor .nl gebruiken we sidn

Hier hun uitleg

Ze willen dus naam adres email en telefoonnummer en soms ook KVK nummer. Wij geven die informatie maar slaan die niet zelf op in een database. Maar het mailtje waarin je die gegevens verstrekt bewaren we wel.

Voor andere extensies gebruiken we transip

Hier hun privacybeleid. Er is geen aparte uitleg van wat ze met domeinregistratie doen. Maar ze slaan naam adres telefoonnummer en email op en delen die informatie met de beheerders van de domein extensies. Vroeger zetten de beheerders van de domein extensie je informatie dan openbaar in de whois. Bij de extensies die we gecontroleerd hebben is die informatie niet meer zichtbaar.

Hosting

Bij alle sites hebben we een bestandje waarin het contact email adresstaat. Vaak ook met de voornaam van de contactpersoon. Bij verhuizingen zetten we die informatie van alle sites op een machine in een spreadsheet op google drive zodat we overzicht hebben. Als de verhuizing klaar is wordt de spreadsheet verwijderd.

We zijn bezig om de sites te verhuizen naar neostrada.

Daar draait cpanel en wij kunnen kijken in de spanel van de klant. We zien dan hetzelfde als de klant. En dat doen we ook. Niet zomaar maar als de klant een probleem meldt of als ons cpanel meldt dat er een probleem is. Bij het aanmaken van het cpanel account geven we je email adres aan cpanel. Die gebruikt het om je te mailen als je je wachtwoord vergeten bent.

Voor de rest verwijzen we naar de privacy van neostrada.

Mailhosting

De mensen die binnen KW root permissies hebben kunnen in theorie mail lezen. De afgelopen 20 jaar hebben we dat 1 keer gedaan. Op verzoek van de klant omdat een buck in een mailtje het ophalen van de mail onmogelijk maakte. Het lijkt erop dat mail beter is geworden want de afgelopen 15 jaar is dat niet meer voorgekomen. Maar als er om wordt gevraagd doen we het weer.

Inkomende mail

Als je ons een mailtje stuurt dan bewaren we dat. Eerst om te doen wat je onst vraagt. Daarna om te kunnen bewijzen dat je het ons gevraagd hebt.

Dat klinkt onschuldig maar in een mailjte staat meer dan de meeste mensen beseffen. En dat bewaren we dus ook allemaal. In de bron staat onder andere datum tijd en het IP adres waar het vandaan komt maar ook de machine besturingssysteem

Dit is een voorbeeld

Received: from MacBook-Air-van-Frans.local ([145.129.94.175]) by CPSMTPM-TLF101.kpnxchange.com with Microsoft SMTPSVC(7.5.7601.17514);
Fri, 18 May 2018 15:40:50 +0200
To: ln.wknull@vf
From: Frans Vermeer <ln.wknull@vf>
Subject: ziet
Message-ID: <ln.wknull@effd6a129853-3dc9-6012-a15a-95b0616d>
Date: Fri, 18 May 2018 15:40:49 +0200
User-Agent: Mozilla/5.0 (Macintosh; Intel Mac OS X 10.12; rv:52.0)
Gecko/20100101 Thunderbird/52.7.0
MIME-Version: 1.0
Return-Path: ln.wknull@vf
X-OriginalArrivalTime: 18 May 2018 13:40:50.0056 (UTC) FILETIME=[D5616880:01D3EEAD]
X-RcptDomain: kw.nl